V minulém článku jsme si řekli, co vše může shromáždění rozhodnout. Dnes Vám povíme, co vše je potřebné pro svolání a přípravu na shromáždění.
Pro přípravu shromáždění, ač se může zdát jeho svolání jednoduché, platí předepsaný postup, který pokud není dodržen, může dojít až k neplatnosti usnesení shromáždění. Pro řádné ustavení shromáždění je nezbytné zajistit, aby schůze byla svolána předepsaným postupem, aby byla řádně zahájena a vedena. Zákon stanoví pouze skutečnost, kdo shromáždění svolává a jak často musí být svoláno. Další pravidla si stanoví společenství v rámci stanov, nicméně je důležité postup v nich uvedený správně zajistit.
Shromáždění vlastníků nemůže svolat kdokoliv. V zákoně je uveden uzavřený okruh osob, které jsou oprávněné ke svolání schůze shromáždění. V prvé řadě je svolavatelem statutární orgán, tedy výbor nebo předseda společenství vlastníků jednotek (§1207 odst. 1 občanského zákoníku), který může svolat shromáždění kdykoliv je potřeba. Minimálně ho však musí svolat alespoň jednou za rok. Podnět pro svolání shromáždění může jít i od vlastníků. Pokud budete chtít jakožto vlastník svolat shromáždění, máte na to ze zákona nárok. §1207 odst. 1 občanského zákoníku uvádí, že vlastníci, kteří mají čtvrtinu všech hlasů, nejméně však dva z nich, mohou podat statutárnímu orgánu žádost o svolání shromáždění. Vhodné je podání písemné žádosti do rukou statutárnímu orgánu včetně návrhu na pořad zasedání a seznam vlastníků s podpisy. Pokud výbor nebo předseda nesvolá schůzi shromáždění, můžete svolat shromáždění k zasedání sami, a to na náklad SVJ. Z právní úpravy společenství vlastníků jednotek není zřejmé, jak dlouhá doba nečinnosti statutárního orgánu musí uplynout, aby bylo možné svolat shromáždění vlastníky jednotek. Podpůrně se tak použije §248 občanského zákoníku o členské schůzi spolku, který stanoví lhůtu pro svolání třicet dnů od doručení podnětu statutárnímu orgánu. Lze však doporučit, aby tato lhůta byla zavedena do stanov.“
Pro zasílání pozvánky na zasedání shromáždění zákon nepředepisuje přesný postup. Podpůrně se použijí ustanovení o zasedání členské schůze spolku (§248 a násl. občanského zákoníku). Shromáždění má být svoláno vhodným způsobem ve lhůtě určené stanovami, jinak nejméně třicet dnů před jeho konáním. Z pozvánky musí být zřejmé místo, čas a pořad zasedání. Místo a čas by mělo být určeno tak, aby co nejméně omezovaly možnosti členů se ho účastnit. Je tedy vhodné upravit podmínky zasílání pozvánky na schůzi shromáždění ve stanovách, kde bude uvedeno i jakým způsobem se vlastníci mohou s pozvánkou seznámit. Příkladem může být vývěsní deska v domě nebo zaslání na poštovní či e-mailovou adresu člena společenství. K pozvánce by měly být připojeny podklady, které se týkají pořadu zasedání. Pokud tomu tak není, svolavatel musí umožnit každému vlastníku jednotky, který se s nimi chce seznámit, do nich nahlédnout. Vlastníci jednotek mají také před rozesláním pozvánek právo požádat o zařazení určité záležitosti na pořad shromáždění, pokud je k takové záležitosti navrženo usnesení nebo je její zařazení odůvodněno (§1207 odst. 3 občanského zákoníku). Pro naše klienty je po domluvě možnost veškeré podklady pro shromáždění připravit. Neváhejte se obrátit na naše kolegy.
Pro průběh schůze shromáždění se opět podpůrně použijí ustanovení o členské schůzi spolku. Pokud není ve stanovách průběh schůze shromáždění zajištěn, §253 občanského zákoníku uvádí, že kdo zasedání zahájí, ověří, zda je s shromáždění schopné se usnášet. Většinou se jedná o statutární orgán, tedy o člena výboru nebo předsedu SVJ. Tento zahajovatel zajistí volbu předsedy zasedání a případně i dalších osob, pokud jejich volbu vyžadují stanovy. Před zahájením schůze a ověřování její usnášeníschopnosti je důležité si zapsat přítomnost členů, kteří se schůze účastní, případně kdo a kým je zastoupen na základě plné moci nebo pokud je jednotka ve spoluvlastnictví či společném jmění manželů, kdo je společným zástupcem. Záznam provádí svolavatel nebo jím určená osoba (např. zapisovatel). Usnášeníschopnost je vhodné kontrolovat a zapisovat v průběhu celé schůze a při každém hlasování, neboť i pouhá pozdější absence jednoho člena společenství může zapříčinit neusnášeníschopnost shromáždění, případně neplatnost přijatého usnesení. Jaká je působnost shromáždění a o čem může na schůzi rozhodovat?
V průběhu schůze je dále důležité sledovat a mít předem připraveno, jaká většina přítomných členů je zapotřebí pro přijetí toho kterého usnesení. Blíže budou potřebnou většinu specifikovat stanovy společenství. Po celou dobu schůze shromáždění vede předseda zasedání schůzi tak, jak byl ohlášen její pořad, pokud se shromáždění neusnese na předčasném ukončení zasedání shromáždění. Hlasování o každém návrhu řídí předseda shromáždění. Způsob hlasování zákon neupravuje, bližší postup může být uveden ve stanovách. Hlasování může mít tedy různou podobu, od veřejného po tajné hlasování, pomocí hlasovacích lístků atp. Počet hlasů se odvíjí od velikosti podílu na společných částech domu. Podle zákonného pravidla má vlastník jednotky počet hlasů odpovídající velikosti jeho podílu na společných částech domu (§1206 odst. 1 občanského zákoníku). Od tohoto pravidla se nelze odchýlit ve stanovách ani v prohlášení vlastníka.
Rozhodnutí je přijato v momentě, kdy se k němu vlastníci vyjádří odpovídajícím počtem hlasů, to znamená ihned na schůzi shromáždění. Účinnost však může nastat i později v závislosti na tom, zda má rozhodnutí účinky i vůči třetím osobám. Účinnost poté nastává v okamžiku, kdy se o něm tyto třetí osoby dozvěděly nebo mohly dozvědět. Účinnost pouze vůči SVJ může také nastat později, pokud si to tak na schůzi shromáždění vlastníci rozhodnou. V závěru zasedání by měl být prostor pro volnou diskuzi.
Vše je nutné zaznamenat do zápisu ze schůze shromáždění (§254 a násl. občanského zákoníku). Vyhotovení zápisu zajistí statutární orgán do třiceti dnů od jejího ukončení a není-li to možné, vyhotoví zápis ten, kdo zasedání předsedal nebo koho tím pověřilo shromáždění. Ze zápisu musí být patrné, kdo zasedání svolal, jak a kdy se konalo, kdo je zahájil, kdo mu předsedal, jaké další činovníky shromáždění zvolilo (např. zapisovatel aj.), jaká usnesení byla přijata a kdy byl zápis vyhotoven. Do zápisu ze shromáždění může nahlížet každý člen společenství za podmínek, které jsou určené ve stanovách, jinak v sídle SVJ.
Během schůze může nastat situace, že i přes řádné svolání shromáždění dojde k neusnášeníschopnosti shromáždění nebo se shromáždění nebude schopné usnášet již od počátku. I na tyto situace zákon reaguje, a to v §1211 a násl. občanského zákoníku možností svolat shromáždění mimo zasedání. Další alternativou je nově od 1. 7. 2020 možnost svolat náhradní shromáždění. O svolání shromáždění per rollam a náhradním shromáždění si povíme v příštím článku.
Pro průběh shromáždění zákon i stanovy stanoví jasná pravidla. V případě nedodržení těchto pravidel může dojít až k neplatnosti usnesení přijatých na shromáždění. Lze tedy doporučit konzultovat průběh shromáždění, náležitosti pozvánky i zápis ze shromáždění s odborníkem. I v tomto případě jsme schopni společenství s průběhem shromáždění pomoci. Především ve společenstvích o značném počtu vlastníků může být pro členy výboru nebo předsedu společenství shromáždění velkou starostí s možnými komplikacemi.
Naše společnost má dlouholeté zkušenosti s průběhem shromáždění a disponuje celou řadou odborníků. Jsme schopni zajistit celý proces schůze shromáždění, včetně veškerých listin potřebných pro platnost zasedání a usnášení a v neposlední řadě i osobní přítomnost na schůzích. Neváhejte se na nás obrátit.
